POLITIQUE DE TRAITEMENT DES PLAINTES ET DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

Les lois sur les valeurs mobilières régissent les processus par lesquels Financier 3D Ltée examine et répond aux plaintes des clients. Comme indiqué dans le document d’information sur la relation avec le client, les clients sont encouragés à contacter le dirigeant en charge de la conformité avec toute plainte. Toutes les plaintes doivent être signalées au dirigeant en charge de la conformité.

Une plainte consiste en toute déclaration verbale ou écrite d’un client, d’un ancien client ou d’un client potentiel (Plaignant) ou d’une personne agissant au nom d’un Plaignant, alléguant un grief ou une insatisfaction à l’égard de tout produit ou service offert par Financier 3D Ltée ou un représentant de Financier 3D Ltée (Plainte).

Financier 3D Ltée documentera et, d’une manière qu’un investisseur raisonnable considérerait comme juste et efficace, répondra à chaque Plainte adressée à Financier 3D Ltée.

Les plaintes peuvent porter sur l’un des sujets suivants :

• Une activité boursière ;
• Une violation de la confidentialité du client ;
• Vol, fraude, détournement ou falsification ;
• Fausse déclaration ;
• Un conflit d’intérêts non divulgué ou interdit ; ou
• Transactions financières personnelles avec un client ou un ancien client.

Le dirigeant en charge de la conformité peut déterminer qu’une Plainte portant sur des questions autres que celles énumérées ci-dessus est d’un caractère suffisamment grave pour y répondre de la manière décrite ci-dessous.

Toutes les plaintes doivent être traitées sérieusement, indépendamment de la gravité perçue ou d’une indication potentielle de violation de la législation sur les valeurs mobilières.

Un résumé de la Politique de traitement des plaintes et de règlement des différends sera accessible au public à partir du site Internet de Financier 3D Ltée et sera diffusé par tout moyen approprié pour rejoindre la clientèle concernée.

SIGNALEMENT DES PLAINTES ET REGISTRE DES PLAINTES

Le dirigeant en charge de la conformité sera la première personne contactée au sujet d’une Plainte.

Toutes les Plaintes et autres préoccupations reçues par écrit doivent être inscrites sur un formulaire de plainte et joint en tant qu’ANNEXE 12 – FORMULAIRE DE PLAINTE, remis au dirigeant en charge de la conformité, et entrées dans le Registre des plaintes (Voir ANNEXE 8 – REGISTRE DES PLAINTES), en enregistrant les informations suivantes :

• (a)la date de la plainte;
• (b)le nom du demandeur ;
• (c)le nom de la personne qui fait l’objet de la Plainte;
• (d)la valeur mobilière ou les services qui font l’objet de la Plainte ;
• (e)la date et les conclusions de la décision rendue relativement à la Plainte.

Si la Plainte est formulée verbalement et n’est pas clairement exprimée, le dirigeant en charge de la conformité peut demander que le Plaignant dépose la Plainte par écrit afin d’essayer de dissiper toute confusion quant à la nature du problème.

Le dossier de plainte doit inclure une copie de toutes correspondances écrites émanant du Plaignant, toutes notes prises lors d’une Plainte verbale, et toutes les notes de suivi ainsi que les notes de service concernant la Plainte. Le dossier est à conserver pendant une période de sept ans.

Toutes les Plaintes doivent être reconnues dès que possible et examinées en détail de manière équitable. À l’issue de l’examen, Financier 3D Ltée fournira au client un résumé des résultats de l’enquête sur la Plainte et une explication de la décision. La réponse finale de Financier 3D Ltée concernant toute Plainte comprendra des informations sur les options dont dispose le client pour faire progresser la plainte, y compris les coordonnées des services gratuits de règlement de différends. Les clients peuvent demander que leur dossier soit transféré à ce service indépendant suite à la réception de la décision finale de Financier 3D Ltée ou à l’expiration du délai limite de 90 jours. Toute demande au service indépendant doit être soumise au plus tard 180 jours après la date à laquelle Financier 3D Ltée a soumis la réponse finale au client.

RECONNAISSANCE DES PLAINTES

Une fois qu’une Plainte est reçue, elle doit être reconnue dans les 10 jours suivants sa réception. Le plaignant doit recevoir un accusé de réception contenant au moins les informations suivantes :

• (a)le nom et l’adresse de la personne chargée du traitement de la Plainte ;
• (b)le délai imparti pour le traitement de la Plainte et la communication subséquente entre le Plaignant et Financier 3D Ltée;
• (c)les principaux éléments de la politique de traitement des plaintes;
• (d)la date d’enregistrement de la Plainte ; et
• (e)le droit du Plaignant de faire examiner le dossier de Plainte par l’AMF, s’il n’est pas satisfait du traitement de la Plainte effectué par Financier 3D Ltée ou du résultat.

ENQUÊTE ET DÉCISION

La nature de la plainte déterminera le déroulement, la portée et l’étendue de l’enquête.

Le dirigeant en charge de la conformité examinera la plainte, les déclarations des employées de Financier 3D Ltée et tous les documents justificatifs. Dans le cas où un Plaignant n’est pas satisfait d’une décision prise par Financier 3D Ltée et demande que la plainte soit examinée par l’AMF, Financier 3D Ltée fournira dans les meilleurs délais le dossier de Plainte à l’AMF.

Les employés de Financier 3D Ltée ne peuvent en aucun cas conclure des règlements privés avec les plaignants.

Les règlements doivent être approuvés par le dirigeant en charge de la conformité et nécessitent que le Plaignant signe une décharge avant le paiement.